Calculadora de fondo de propinas (división igual, por horas o por rol)

El fondo de propinas suena simple hasta que deja de serlo. Una mala división crea resentimiento, una división ilegal le cuesta al restaurante daños dobles más penalidades, y las reglas cambiaron de forma importante en 2018 y otra vez en 2021. Esta calculadora te da una división limpia usando uno de tres métodos permitidos, así la cuenta sale bien y la conversación en la oficina es más corta.

Qué hace esta calculadora de fondo de propinas

Ingresa el total de propinas reunidas durante un turno, lista a los empleados involucrados y elige un método de división: partes iguales, por horas o por porcentaje de rol. La calculadora devuelve cuánto le toca a cada persona. La puedes usar por turno o por semana, según cómo maneje el fondo tu operación.

Lo que esta calculadora no hace: decirte si tu fondo es legal bajo la ley federal y estatal. Eso depende de si usas tip credit, a quién incluyes y si algún manager o owner participa en el fondo. Las siguientes secciones explican qué sí y qué no se permite.

¿Es legal el fondo de propinas? El marco federal

Sí, el fondo de propinas es legal bajo la ley federal (FLSA) cuando está estructurado correctamente. Las dos actualizaciones federales clave que regulan los fondos de propinas modernos:

• Consolidated Appropriations Act de 2018: prohibió que employers, managers y supervisors se quedaran con cualquier parte de las propinas de empleados, sin importar si el employer usa tip credit. La penalidad por violación es devolución más daños liquidados iguales más multas civiles de hasta 1,100 dólares por violación.
• Regla final del DOL 2021 (vigente desde 2021): aclaró que si un employer no usa tip credit (paga salario mínimo completo a todos los empleados), el fondo de propinas puede incluir personal de back-of-house como cooks y dishwashers. Si el employer sí usa tip credit, el fondo se limita a empleados tradicionalmente propinados (servers, bartenders, bussers, hosts que interactúan con los invitados).

Traducido: si pagas salario mínimo completo, puedes meter BOH y FOH en el mismo fondo. Si usas tip credit, no puedes. Managers y owners nunca pueden entrar al fondo en ningún caso.

Quién puede estar legalmente en un fondo de propinas

Permitido, suponiendo que se sigan las reglas de la FLSA arriba:

• Servers, bartenders, bussers, runners, baristas, hosts/hostesses que interactúan con los invitados.
• Sommeliers y captains que dan servicio directo.
• Personal de back-of-house (line cooks, prep, dishwashers, expediters) solo si el employer paga salario mínimo completo a todos los participantes del fondo y no usa tip credit.

No permitido bajo la ley federal:

• Owners, sin importar cuánto trabajen en piso.
• Managers y supervisors. La FLSA usa la prueba de funciones de empleado ejecutivo: cualquiera cuya función principal sea administrar la empresa o una subdivisión reconocida, que normalmente dirija el trabajo de dos o más empleados y tenga autoridad para contratar o despedir, o cuyas recomendaciones tengan peso.
• Personal administrativo o de oficina con salario que no tiene contacto con clientes.

Varios estados (CA, OR, WA, NV, AK, MN, MT) prohíben completamente el tip credit, así que en esos estados todos los empleados reciben salario mínimo directo completo y el fondo de BOH está permitido por defecto. Revisa tu DOL estatal antes de armar la estructura.

Tres formas legales de dividir un fondo de propinas

Hay tres métodos muy usados y todos son legales mientras los participantes sean elegibles. Elige uno y aplícalo de forma consistente:

• División igual: el total del fondo se divide entre el número de participantes. Es simple, transparente, pero recompensa igual un turno corto que uno largo.
• División ponderada por horas: cada persona recibe (sus horas trabajadas / total de horas trabajadas) multiplicado por el fondo. Es justa para personal de medio tiempo y para turnos partidos. Es el método moderno más común.
• División por porcentaje de rol: asigna un valor de puntos a cada rol (server 10, bartender 8, busser 5, runner 4, host 3), luego divide el fondo proporcionalmente por puntos. Se usa en operaciones grandes o fine dining donde los roles aportan de forma muy distinta.

Algunas operaciones combinan: por horas dentro del porcentaje de rol. Los servers reciben 60 por ciento del fondo dividido por horas, el personal de apoyo recibe 40 por ciento dividido por horas. Eso funciona mientras la cuenta quede documentada y se apliquen las mismas reglas en cada turno.

Tip out y fondo de propinas, no son lo mismo

A veces se usan como si fueran lo mismo, pero no lo son:

• Fondo de propinas: todos los empleados que reciben propinas juntan sus propinas al final del turno y las dividen con una fórmula acordada. Todos en el fondo comen del mismo plato.
• Tip out: un server se queda con sus propias propinas, pero pasa un porcentaje al personal de apoyo (normalmente 3 a 5 por ciento de las ventas para bussers, 1 a 2 por ciento para bar, 1 por ciento para food runners). Cada quien conserva lo que gana menos el tip out.

El tip out se puede calcular como un porcentaje de ventas o como un porcentaje de propinas. El porcentaje de ventas es más común porque protege al personal de apoyo cuando a los servers les tocan mesas que dejan mala propina, pero puede pegarle al server en un turno lento. El porcentaje de propinas empareja mejor el riesgo para ambos lados. Elige uno y déjalo por escrito.

Los service charges no son propinas, esto importa

Los service charges obligatorios (auto-gratuity en mesas de 6+, banquet service charges, catering service charges) no son propinas legales bajo la FLSA. Son ingreso del restaurante. El restaurante decide si los distribuye, total o parcialmente, al personal. Si se distribuyen, cuentan como salarios regulares, no como propinas, lo que significa que forman parte del salario regular para calcular overtime y no cuentan para el tip credit.

Esto se debe explicar con claridad. Si tu menú dice '20 percent service charge added to parties of 8 or more', el cliente entiende razonablemente que eso va para su server. Muchos estados (CA, NY, MA) exigen divulgar el service charge en el recibo o en el menú, especificando cómo se distribuye. La penalidad por falta de claridad son demandas colectivas, y pasan seguido en esta industria.

Errores comunes en fondos de propinas que terminan en demandas

Los cuatro errores que aparecen en casi todos los casos de salarios y horas del DOL contra restaurantes:

• Un manager que trabaja en piso y toma una parte. Incluso una hora a la semana como server no lo vuelve un participante elegible del fondo. La prueba de funciones se basa en su función principal, no en su horario.
• Cálculos de tip credit que en realidad no llevan al trabajador al mínimo. Los employers en estados con tip credit deben registrar las propinas semanalmente y cubrir la diferencia si las propinas no alcanzan. Omitir esta auditoría es la violación más común.
• BOH dentro del fondo mientras todavía se usa tip credit. Antes de 2021 esto era claramente ilegal. Después de 2021 sigue siendo ilegal si usas cualquier tip credit con cualquier empleado que recibe propinas.
• No avisar del fondo de propinas a los nuevos empleados. La FLSA exige aviso por escrito del tip credit y de la estructura del fondo antes de usar cualquiera de los dos.

Preguntas frecuentes

¿Es legal el fondo de propinas?

Sí, el fondo de propinas es legal bajo la ley federal (FLSA) cuando el fondo se limita a empleados elegibles y excluye a todos los managers, supervisors y owners. La estructura específica depende de si el employer usa tip credit. Si pagas salario mínimo completo, puedes incluir back-of-house. Si usas tip credit, el fondo se limita a roles front-of-house tradicionalmente propinados. Varios estados (CA, OR, WA, NV, AK, MN, MT) prohíben por completo el tip credit, así que el fondo de BOH está permitido por defecto.

¿Pueden los managers tomar del fondo de propinas?

No. La enmienda de 2018 a la FLSA prohíbe explícitamente que employers, managers y supervisors se queden con cualquier parte de las propinas de empleados, sin importar si se usa tip credit. Un manager se define por la prueba de funciones ejecutivas: su función principal es administrar, dirige el trabajo de dos o más empleados y tiene autoridad o influencia para contratar o despedir. La penalidad por tomar propinas es devolución más daños liquidados iguales más multas civiles de hasta 1,100 dólares por violación.

¿Puede la cocina estar en el fondo de propinas?

Solo si el restaurante paga salario mínimo completo, sin tip credit, a todos los participantes del fondo. La regla final del DOL de 2021 dejó esto claro. Si pagas a cualquier empleado con propinas menos que el salario mínimo completo y dependes de las propinas para cubrir la diferencia, el fondo queda restringido a roles front-of-house tradicionalmente propinados (servers, bartenders, bussers, runners, hosts).

¿Cuál es la diferencia entre tip out y fondo de propinas?

Un fondo de propinas junta todas las propinas y divide el total con una fórmula acordada. Un tip out deja que cada server se quede con sus propinas, pero entregue un porcentaje fijo al personal de apoyo (normalmente 3 a 5 por ciento de las ventas para bussers, 1 a 2 por ciento para bar). Los fondos reparten la variación entre el equipo; los tip outs permiten que los servers con mejor desempeño ganen más en sus buenos turnos.

No. Los service charges obligatorios (auto-grat en mesas grandes, banquet service charges) son ingreso del restaurante bajo la ley federal, no propinas. El restaurante decide si los distribuye. Si se reparten al personal, cuentan como salarios, no como propinas, lo que significa que forman parte de la tasa regular para overtime y no cuentan para el tip credit. Muchos estados exigen una divulgación clara de cómo se distribuyen los service charges.

¿Cada cuánto se debe dividir un fondo de propinas?

La mayoría de las operaciones juntan y dividen por turno. Algunas lo hacen por día o por semana, sobre todo cuando los pagos salen por nómina en lugar de efectivo. Por turno es más claro porque quienes trabajaron el dinero son quienes lo cobran, y un día lento para un equipo no castiga una noche ocupada de otro. Deja documentada por escrito la frecuencia como parte de la política del fondo de propinas.

Una vez que tu fondo está armado y la cuenta es consistente, la conversación cambia de 'si esto es justo' a cómo subir las propinas. Si también estás calculando propinas individuales para tickets de clientes, nuestra calculadora de propinas te ayuda con la cuenta por mesa al mismo nivel de detalle.